规章制度

学院文书管理制度

发布时间:2010-08-02 16:17:56 编辑:测试 点击:2408
 ⑴  公文编号办法

⒈  院务行政管理公文          广大纺院〔××××〕××号   

⒉  院办公室公文                广大纺院办〔××××〕××号   

⒊  人事行政管理公文          广大纺院人〔××××〕××号   

⒋  财务行政管理公文          广大纺院财〔××××〕××号   

⒌  教学教务管理公文          广大纺院教〔××××〕××号   

⒍  实习设备管理公文          广大纺院实〔××××〕××号   

⒎  学生行政管理公文          广大纺院学〔××××〕××号   

⒏  总务后勤管理公文          广大纺院总〔××××〕××号   

⒐  治安保卫管理公文          广大纺院保〔××××〕××号   

⒑  培训部公文                  广大纺院培〔××××〕××号   

⒒  产业行政管理公文          广大纺院产〔××××〕××号   

⒓  对外合同管理公文          广大纺院合〔××××〕××号   

注:

⑴ 以学院名义对外发文,统一使用广大纺院〔××××〕××号。

⑵ 各类公文编号号码,均由1号开始编号。

                                                                ⑵  公文处理程序

    一、外来公文收文处理程序

    收文员往公文换站取文件并登记⑴→送院办公室主任签收并拆封→交机要文书登记、编号、贴阅文处理表后送院办公室主任→提出拟办意见后交机要文书分送传递⑵→院领导人对公文阅批→承办部门领导人或承办人员阅办→机要文书催办、查办、注办、回收文件归卷→立卷→归档。

    注:⑴:→写明部门名称和写明人员姓名的文件、材料、函件等,直接分送给部门或个人。

        ⑵:→拟由承办部门阅办的或研究提出意见的文件,直送承办部门或承办人;对由业务部门提出意见后再送院领导人指示的公文,在业务部门提出意见后,及时送院领导人指示。

    二、本院公文发文处理程序:

    拟稿→校稿→签发→机要文书编文号、登记→打清样→校对→打印→机要文书登记向院各有关部门分发或向院外封发→原文稿和打印出的文件(两份)一起归卷→立卷→归档。

                                                                   ⑶  公务文书管理制度

    行政公务文书即行政公文的全称。

    本院行政公文包括:上级下发到本院的各类公文、社会组织的来文与电函、本院呈报上级的各种公文函件、发至社会组织的公文函件、各种协议或合同、以及本院的各种规章制度、会议决议、院长决定、通报、通告、布告、各种规划、工作计划、工作报告、工作总结、会议记录、会议纪要等等。为了提高公文运转、处理的规范性、时效性和公文工作质量,发挥公文为本院的教学、科研、生产、管理、改革、发展、建设的指导作用,维护学院的正常秩序,促进学院建设事业的发展,特制定本制度。

    一、收文处理

    ⒈上级发给学院的文件和其他社会组织发给学院的文电,统一由院办公室收取处理。

⒉上级和其他社会组织直接发送给本院各部门文件,凡属重要文件、需要全校贯彻的文件或需要几个部门共同办理的文件、注有密级的简报、资料等,均须送院办公室办理统一收取登记处理手续。

⒊负责文件的人员,每两天到公文交换站取文件一次。每次取回的文件须逐件进行登记。凡直发到院内部的文件,登记后直送收文部门签收,其余的文件交院办公室主任签收。

⒋院办公室主任拆封后,交文书办理收文登记。文书须将来文逐件在收文簿上进行登记、编号,然后在文件右上角盖收文印填写收文时间和收文编号,贴上文件处理表并写上收文编号。将文件送院办公室主任拟办。

⒌机要文书根据院办公室主任的拟办意见分送院领导或有关部门领导。同时在交领导阅文后,按照院领导指示将文件分送给承办部门领导或有关人员办理。

⒍领导人对公文阅批时,应对公文如何办理作出明确指示:承办部门或人员、承办时间和其他要求等,并应在指示文后签名。

⒎不论是传阅公文或是批办公文,领导人之间不宜直接横向传递,以防积压或传失。原则上,文件应在当天交回机要室。

⒏公文传阅或批办完毕后,机要文书须在文件处理表填写办文处理结果。

    二、发文处理

    ㈠  公文格式

⒈本院各部门或人员起草各类行政公文,必须使用学院统一的公文拟稿纸。公文拟稿纸可找院办公室机要文书领取。凡不使用学院统一的公文拟稿纸起草的文件,一律不给予办理发文手续,延误的办文时间和责任,概由办文部门或人员自负。

⒉办文部门或人员起草公文时必须按照公文拟稿纸上规定项目填写,并应履行核稿、签发程序。否则,不予办理发文手续,责任概由办文部门或人员自负。

⒊公文如有附件,须在公文拟稿纸首页“附件”项,注明附件的全名称和顺序及数量。

⒋办文部门或人员,须根据所拟公文内容和要求,在公文拟稿纸首页填写抄报或抄送的机关和单位,要避免行文混乱。

    ㈡  行文规则

    ⒈下列公文须以学院名义行文:

    ⑴  向上极机关与业务主管部门的请示、报告;

    ⑵  向地方人民政府和地方人民政府的各业务部门的请示、报告和行政工作联系;

    ⑶  转发贯彻上级机关的文件;

    ⑷  下发至本院各部门的学院的规划、学院的各种工作计划、任务、指令;

    ⑸  颁发、修改、废止学院规章制度;

    ⑹  聘任、解聘院内各行政部门的领导干部;

    ⑺  对学院人员的除名、开除、辞退;

    ⑻  学院的招生简章、对外广告、学院签订的协议、合同。

    ⒉  下列公文应以院办公室名义行文:

    ⑴  日常院务行政工作;

    ⑵  下达院领导对院务行政、教学、教(科)研、总务后勤等的工作决定,院领导会议与院务会议、会议纪要、会议综述,院长对学院工作的布置和工作指示;

    ⑶  院级会议通知、重要问题的通报和通告;

    ⑷  转发本院各部门向院领导的请示、报告和院领导的批示;

    ⑸  院长和院领导会议或院务会议明确授权的公文行文;

    ⑹  按院办公室职责规定和学院制度的有关规定应办理的公文。

    ⒊  下列公文可以本部门或联合办文部门的名义行文:

    ⑴  各部门在自己的职权范围内进行的日常业务工作;

    ⑵  各部门之间需要行文协商解决的问题,可以直接行文,不需报院办公室转办;

    ⑶  向上级对口主管业务部门和其他单位的同级部门进行请示、报告和业务工作联系,在不涉及到其他部门的职权范围,不涉及到学院整体工作的情况下,可直接以本部门名义行文、并对其负责;

    ⑷  向上级对口主管业务部门和其他单位的同级部门行文,凡涉及到学院全局,办文部门或人员必须事先请示主管院领导,重大问题须报告院长同意后方可办理。

    ⑸  凡需要几个部门共同办理的而不以学院名义行文的则可由几个相关部门联合行文,联合行文内容不得与学院规章制度相抵触,不得冲击学院正常的教学、工作秩序。否则,负责学院行政机关管理工作的院办公室有权进行干预。

    ⑹  院长和院领导会议或院务会议明确授权的公文行文。

    ⒋  各行政部门向上级请示、报告须遵守下列规定:

    ⑴  一般不要越过学院向上级机关或主管部门请示、报告。因紧急、特殊情况必须越过学院行文时,须抄报院办公室。

    ⑵  向上级行文,一般应以组织名义,尤其是向上级请示,应以组织名义行文。除上级领导有直接交代之外,请示公文不要直接报送上级领导个人。

    ⑶  向上级请示的公文,应一文一事,主送给一个上级机关,如果请示的问题涉及双重领导机关,则应在报主送机关的同时,写明要抄报的上级机关。

    ⑷  向上级的请示,在未得到批复同意,尚未能成为办事依据以

前,不得抄送,不得张扬,以免混乱。

    ㈢  公文拟稿

    ⒈  院级行政公文,包括以院办公室名义行文的公文,由院办公室拟稿。

    ⑴  学院向上级主管机关与业务主管部门及地方政府的行文;

    ⑵  学院的规划、学院的工作计划、报告和总结;

    ⑶  院务行政管理的规章制度,各行政处、系的职责范围,院领导和各处、系领导人员的岗位职责;

    ⑷  院领导会议、院务会议、部门领导会议等对学院行政工作作出的决议、会议纪要、会议综述等;

    ⑸  行文规则中规定的以院办公室名义行文的公文。

    ⒉  各部门负责办理的公文,不论是否以学院名义行文,概由主办部门负责拟稿。

    ⑴  各部门呈报上级的各类公文、资料和报表;

    ⑵  各部门负责的规章制度与部门的内部执行的工作制度;

    ⑶  各部门工作人员的岗位职责;

    ⑷  行文规则中规定的以部门名义行文的公文;

    ⑸  本部门的各种工作计划和工作总结。

    ⒊  公文拟稿人必须注意的事项:

    ⑴  公文拟稿一律使用钢笔或签字笔、毛笔、打字机,不允许用铅笔、园珠笔、彩色笔。

    ⑵  必须了解与所拟公文内容有关的政策、法规、上级的规定、学院的规章制度和实际情况。院办公室拟文,还必须领会清楚院领导的意图或院领导会议精神;